Licytacja elektroniczna w zamówieniach publicznych

Licytacja elektroniczna w zamówieniach publicznych - jak poprawnie stosować? Oto jest pytanie! Od 5 lat przeprowadzam w swojej jednostce zamówienia publiczne, których większość stanowią postępowania wszczynane w trybie licytacji elektronicznej. Na samym początku nie było łatwo, gdyż większość wykonawców nie znała tego trybu.  Większość z nich bała się czy poradzą sobie z procedurą. Z mojej strony wszyscy wykonawcy mogli liczyć na pomoc. Tłumaczyłam więc, na czym polega tryb licytacji elektronicznej i jakie obowiązki czekają wykonawców w związku z uczestnictwem w licytacji elektronicznej. Dziś mogę powiedzieć, że licytacja elektroniczna przyjęła się w naszej jednostce bardzo dobrze. Wykonawcom też spodobał się ten tryb udzielania zamówień publicznych. Naprawdę sporadycznie zdarza mi się tłumaczyć, na czym polega licytacja elektroniczna.

Licytacja elektroniczna w zamówieniach publicznych - definicja

Definicja licytacji elektronicznej zawarta jest w art. 74 ustawy z 29 stycznia 2004 r. ─ Prawo zamówień publicznych. Czytamy w nim: „ Licytacja elektroniczna to tryb udzielenia zamówienia, w którym za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie licytacji elektronicznej, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.”

Kiedy stosować licytację elektroniczna w PZP?

Zamawiający może więc udzielić zamówienia publicznego w trybie licytacji elektronicznej, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż tzw. progi unijne. Przepisy nie wprowadzają natomiast żadnych ograniczeń dotyczących przedmiotu zamówienia. W związku z tym zamawiający mogą udzielać zamówień w trybie licytacji elektronicznej, zarówno gdy przedmiotem zamówienia są dostawy, usługi, jak i roboty budowlane. Jak wskazuje sama definicja tego trybu, jest on inny od powszechnie stosowanego  przetargu nieograniczonego czy przetargu ograniczonego. Zamawiający w trybie licytacji elektronicznej muszę zamieścić ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Dodatkowe drugie ogłoszenie o zamówieniu na stronie Licytacji Elektronicznej. Od stycznia 2009 r. Urząd Zamówień Publicznych udostępnił platformę internetową przeznaczoną do prowadzenia licytacji elektronicznych [E-usługi, Platforma Licytacji Elektronicznych]. Korzystanie z platformy jest oczywiście nieodpłatne. Ponadto działa infolinia pomocy technicznej (22) 852 60 80.

Licytacja elektronicznej w zamówieniach publicznych - krok po kroku

Ogłoszenie o zamówieniu powinno zawierać elementy opisane w  art. 75 ust. 2 ustawy Pzp. Wyróżniamy trzy etapy - sprawdź wygląda licytacja elektroniczna krok po kroku. Od momentu, w której zostanie opublikowane ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie Licytacji Elektronicznej, następuje wszczęcie pierwszego etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, który można nazwać etapem prekwalifikacji. Zamawiający zobowiązany jest również do zamieszczenia wskazanych powyżej ogłoszeń oraz dokumentów postępowania na swojej stronie internetowej. Wykonawcy zainteresowani udziałem w postępowaniu prekwalifykacyjnym są zobowiązani do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej wraz z wymaganymi przez Zamawiającego dokumentami. Termin na złożenie wspomnianego wniosku powinien być nie krótszy niż 7 dni od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Uwaga na ujawnienie informacji

Należy pamiętać, że zamawiający nie może ujawnić informacji umożliwiających identyfikację wykonawców, aż do zamknięcia licytacji. Takie działanie przeciwdziała  niedozwolonemu porozumieniu się wykonawców w trakcie licytacji.  Tak więc jeśli wykonawca zadzwoni do nas o podanie informacji kto złożył wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji, jak to często bywa w przetargu nieograniczonym, w trybie licytacji elektronicznej jest to zakazane. Bardzo ważną kwestią jest to, że aby licytacja elektroniczna była ważna muszą wpłynąć co najmniej dwa wnioski. W innym przypadku należy unieważnić postępowanie na podstawie art.93 ust. 1 pkt. 3 ustawy Pzp. Do licytacji elektronicznej nie stosuje się przepisów art. 36–38 Pzp (regulujących m. in. kwestie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, podziału zamówienia na części, udzielania przez zamawiającego wyjaśnień na pytania wykonawców) oraz art. 82–92 Pzp, dotyczących zasad wybory najkorzystniejszej oferty. Niemniej jednak z uwagi na dobro postępowania, zawsze kiedy wpływały do nas zapytania, odpowiadaliśmy na nie, po to aby wykonawcy mogli rozwiać swoje wątpliwości i złożyć ofertę w taki sposób, aby podczas realizacji zamówienia, ani wykonawca, ani zamawiający nie miał problemów.

Licytacja elektroniczna wieloetapowa

Przepisy ustawy Pzp dopuszczają zorganizowanie licytacji wieloetapowej. Gdy zamawiający zdecyduje się na przeprowadzenie licytacji elektronicznej krok po kroku w paru etapach musi o tym poinformować wykonawców już na etapie ogłoszenia o zamówieniu. Każdy wykonawca, który spełni warunki określone przez zamawiającego oraz przedstawi stosowne oświadczenia lub dokumenty dla ich potwierdzenia musi zostać zaproszony do udziału w licytacji elektronicznej. Dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej wiąże się z równoczesnym zaproszeniem do składania ofert. Takie zaproszenie należy doręczyć wykonawcom najpóźniej na 5 dni przed oznaczonym w ogłoszeniu o zamówieniu terminie otwarcia licytacji elektronicznej, która stanowi drugi etap postępowania.

Licytacja elektroniczna w zamówieniach publicznych - drugi etap

Otwarcie licytacji kończy pierwszy etap postępowania i rozpoczyna drugi etap tj: licytacji. Polega on na składaniu ofert w postaci zgłaszaniu kolejnych postąpień (ofert). Po nowelizacji ustawy Pzp z 4 września 2008 r. nie ma już obowiązku opatrywania oferty składnej w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Każdy wykonawca może składać nieograniczoną ilość ofert. W przypadku gdy złożono ofertę z najniższą ceną, poprzednia oferta (z wyższą ceną) automatycznie przestaje wiązać.

Licytacja elektroniczna w zamówieniach publicznych - trzeci etap

Zamknięcie licytacji jest ostatnią, trzecią częścią postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie licytacji elektronicznej. Sposób zakończenia licytacji zależy od zamawiającego, który powinien poinformować o nim już na etapie publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Są trzy sposoby zamknięcia licytacji:

• wraz z nadejściem terminu określonego w ogłoszeniu o zamówieniu,
• jeżeli nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia w ustalonym w ogłoszeniu terminie,
• po zakończeniu ostatniego, ustalonego  w ogłoszeniu etapu.

Korzyści ze stosowania licytacji elektronicznej

Moim zdaniem stosowanie licytacji elektronicznej niesie za sobą wiele korzyści.                        Do najważniejszych z nich należą:

• możliwość osiągnięcia znaczących oszczędności,
• możliwość udzielenia postępowania szybciej niż w tradycyjnym trybie przetargowym jak również zapewnienie większej konkurencji.

Jak podają statystyki ceny uzyskiwane w wyniku zastosowania mechanizmu licytacji elektronicznej są średnio 20% niższe niż w przypadku stosowania procedur „papierowych”. Potwierdzają to statystyki dotyczące licytacji elektronicznych przeprowadzonych na Platformie Licytacji Elektronicznych Urzędu Zamówień Publicznych. Wynika z nich, że "ostateczne ceny najkorzystniejsze były niższe średnio o ok. 21,13% od poziomu ustalanych przez zamawiającego cen wywoławczych. Wynika to przede wszystkim z faktu, że w toku licytacji elektronicznej wykonawcy uzyskują pełną informację o cenach oferowanych przez konkurentów. Mogą więc na bieżąco reagować na ich oferty, proponując korzystniejsze warunki cenowe”.

Co z pozacenowymi kryteriami oceny ofert?

Dużym atutem jest również fakt, że licytacja elektroniczna jest obecnie trybem umożliwiającym stosunkowo szybkie udzielenie zamówienia. Ostatnia bardzo ważna kwestia. Na pewno część zamawiających uzna ją za korzyść - w licytacji elektronicznej nie ma obowiązku stosowania pozacenowych kryteriów oceny ofert. Wręcz przeciwnie - jedynym kryterium oceny ofert jest cena. Ponadto z uwagi na treść art. 82 ustawy – Prawo zamówień publicznych, zamawiający w trybie licytacji elektronicznej nie ma możliwości odrzucenia oferty zawierającej rażąco niską cenę. Czyli zamawiający nie bada oferty składane w trybie licytacji elektronicznej pod kątem rażąco niskiej ceny. Zdaję sobie sprawę, ze artykuł nie wyczerpuje wszystkich informacji dotyczących stosowania licytacji elektronicznej. Niech będzie natomiast zachętą dla tych zamawiających, którzy nie znają tego trybu. Zapraszamy do tego aby zgłębić wiedzę na jego temat i zastosować w swojej pracy. Niestety od 2021r nie będziemy stosować licytacji elektronicznej, gdyż tego trybu nie będzie w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych. Zapraszamy na grupę na Facebooku, na której na bieżąco odpowiadamy na nurtujące treści w zamówieniach publicznych.

Autor tekstu:

Edyta Pietras - specjalistka z zakresu zamówień publicznych, obecnie pracuje zarówno po stronie zamawiającego jak również po stronie wykonawcy. Członek Polskiego Stowarzyszenia Zamówień Publicznych. WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH