Kryteria i metody oceny ofert - praktyczny przegląd

Wstęp

Kryteria i metody oceny ofert to czynniki, na których każdy zamawiający musi oprzeć swoją opinię o danej ofercie. Ocena ofert w zamówieniach publicznych jest czymś, co pośrednio wpływa na finalny przebieg przedmiotu, którego dotyczyło zamówienie, bo dzięki niej zamawiający jest w stanie (teoretycznie) wyłonić najlepszego wykonawcę. Zgodnie z przepisami ustawy o Prawie zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 1843 z późn. zm.), proces wyboru musi być przejrzysty, obiektywny i zgodny z zasadami uczciwej konkurencji.  W ostatnich latach wprowadzono wiele zmian mających na celu unowocześnienie i usprawnienie tego procesu.

Kryteria oceny ofert

Ocena ofert regulowana jest przez przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), która określa zasady i kryteria, jakie mogą być stosowane w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. I to właśnie ona powinna stanowić najważniejszą podporę przy rozpatrywaniu ofert. Ale dla ułatwienia, poniżej znajduje się spis wszystkich kryteriów, które powinna zawierać ocena.

Cena

• • opis: cena jest jednym z najważniejszych i najczęściej stosowanych kryteriów oceny ofert w zamówieniach publicznych. Zamawiający porównuje ceny ofertowe wszystkich wykonawców i często wybiera tę najniższą. Należy jednak pamiętać o tym, że zgodnie z postanowieniami art. 246 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki nie stosują kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60%,
  • ograniczenia: koncentracja na najniższej cenie może prowadzić do wyboru ofert o niższej jakości, co w dłuższej perspektywie może okazać się mniej korzystne finansowo,
  • zalecenia: warto łączyć kryterium ceny z innymi kryteriami, aby zapewnić wybór oferty najlepszej jakościowo,

Jakość

• • • opis: jakość obejmuje różne aspekty, takie jak trwałość, funkcjonalność, innowacyjność, materiały użyte do produkcji oraz standardy wykonania,
    • zastosowanie: kryterium to może być oceniane na podstawie specyfikacji technicznych, prób, certyfikatów jakości czy referencji,
    • korzyści: pozwala na wybór oferty, która najlepiej spełnia wymagania jakościowe zamawiającego.

Termin realizacji

• • • • opis: Odnosi się do czasu potrzebnego na wykonanie zamówienia lub dostarczenie produktów,
      • zastosowanie: kluczowe w sytuacjach, gdzie czas jest krytycznym czynnikiem, np. w przypadku projektów budowlanych, dostaw leków czy sprzętu medycznego,
      • ocena: Oceniany na podstawie harmonogramów, planów realizacji oraz zobowiązań wykonawcy.

Koszt eksploatacji

• • opis: obejmuje koszty związane z użytkowaniem, utrzymaniem oraz serwisowaniem zamówionych produktów lub usług przez cały okres ich eksploatacji,
  • zastosowanie: kryterium to jest szczególnie ważne w przypadku zamówień na produkty trwałego użytku, takie jak pojazdy, sprzęt IT czy maszyny,
  • ocena: Może obejmować analizę kosztów energii, paliwa, serwisu oraz wymiany części.

Aspekty środowiskowe

• • opis: kryteria te odnoszą się do wpływu realizacji zamówienia na środowisko, takie jak zużycie energii, emisja CO2, recykling materiałów czy zarządzanie odpadami,
  • zastosowanie: wykorzystuje się je w zamówieniach, które mogą mieć istotny wpływ na środowisko, np. budownictwo, transport, produkcja,
  • korzyści: promują zrównoważony rozwój i mogą przyczynić się do realizacji celów ekologicznych zawartych w CSR zamawiającego.

Aspekty społeczne

• • opis: mogą obejmować kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, przestrzegania praw pracowniczych, wspierania lokalnych dostawców czy angażowania się w projekty społeczne,
  • zastosowanie: stosowane w zamówieniach, gdzie ważne jest wsparcie lokalnej społeczności i promowanie odpowiedzialności społecznej,
  • ocena: może obejmować analizę polityki zatrudnienia, warunków pracy, wsparcia społecznego oraz zgodności z normami prawnymi.

Nowoczesne metody oceny

Oprócz kryteriów, do weryfikacji ofert korzysta się z różnych metod oceny zamówienia. Ich odpowiednie dopasowanie oraz wprowadzenie ułatwia oraz przyspiesza ocenę oraz minimalizuje ryzyko wyboru nieodpowiedniego wykonawcy właśnie poprzez standaryzację procesu.

Ocena wielokryterialna

• • opis: stosowanie wielu kryteriów jednocześnie pozwala na bardziej wszechstronną ocenę ofert. Każde kryterium jest wagowane w zależności od jego znaczenia dla danego zamówienia,
  • zastosowanie: metoda ta jest szczególnie przydatna w złożonych zamówieniach, gdzie ważne są różne aspekty, nie tylko cena,
  • korzyści: pozwala na bardziej obiektywną i dokładną ocenę ofert, uwzględniającą różnorodne czynniki.

Metody punktowe

• • opis: oferty są oceniane na podstawie punktacji przypisanej do poszczególnych kryteriów. Metoda ta jest przejrzysta i łatwa do zrozumienia przez wszystkich uczestników postępowania,
  • zastosowanie: każde kryterium otrzymuje określoną liczbę punktów, a suma punktów decyduje o ocenie końcowej oferty,
  • korzyści: Zapewnia przejrzystość i obiektywność procesu oceny.

Analiza kosztów cyklu życia

• • opis: obejmuje ocenę wszystkich kosztów związanych z zamówieniem, nie tylko ceny zakupu, ale również koszty eksploatacji, utrzymania i utylizacji,
  • zastosowanie: szczególnie ważne w przypadku zamówień na produkty o długim okresie użytkowania,
  • Korzyści: pozwala na wybór oferty najbardziej ekonomicznej w dłuższej perspektywie.

Elektroniczne systemy oceny ofert

• • opis: wykorzystanie narzędzi informatycznych umożliwia automatyzację procesu oceny, redukuje ryzyko błędów i zwiększa przejrzystość postępowania,
  • zastosowanie: systemy te mogą wspierać ocenę ofert, zarządzanie dokumentacją, komunikację z wykonawcami oraz monitorowanie postępowania,
  • korzyści: zwiększa efektywność i transparentność procesu oceny.

Benchmarking

• • opis: porównywanie ofert z najlepszymi praktykami rynkowymi i standardami branżowymi,
  • zastosowanie: metoda ta jest używana do oceny ofert w kontekście standardów branżowych oraz wyników osiąganych przez liderów rynku,
  • korzyści: pomaga w identyfikacji najbardziej konkurencyjnych i innowacyjnych ofert.

Praktyczne zastosowanie

Praktyczne zastosowanie nowoczesnych metod oceny ofert w zamówieniach publicznych wymaga odpowiedniego przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz przeprowadzenia rzetelnej analizy rynku. Nabycie tych umiejętności często wymaga wielu lat praktyki oraz nauki na własnych błędach i pomyłkach innych. Jeżeli chcemy przyspieszyć ten proces oraz wyeliminować w jak największym zakresie potknięcia w wyborze wykonawcy, warto korzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów i praktyków z branży ZP. Dlatego tak ważne jest ustawienie priorytetu na odpowiednie szkolenie kadry pracowniczej, dostosowane do ich poziomu.
ApexNet oferuje trzy kursy wideo: Starter Pzp, Master Pzp oraz Ekspert Pzp, które dedykowane są dla pracownikach o różnych umiejętnościach w zakresie zamówień publicznych. Więcej o kursach znajdziesz na podstronie danego szkolenia, które wyszukasz tutaj.

Podsumowanie

Nowoczesne metody oceny ofert w zamówieniach publicznych pozwalają na bardziej efektywny i transparentny wybór wykonawców, uwzględniający nie tylko cenę, ale również jakość, koszty eksploatacji oraz aspekty środowiskowe i społeczne. Stosowanie zaawansowanych metod oceny przyczynia się do realizacji celów zrównoważonego rozwoju oraz poprawy efektywności wydatkowania środków publicznych.

 

Bibliografia

• Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Dz.U. 2019, poz. 1843.
• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dz.U. 2018, poz. 1986 z późn. zm.
• Ministerstwo Finansów. (2023). Załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) - Opis przedmiotu zamówienia.
• Urząd Dozoru Technicznego. (2019). Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) dla przetargu nieograniczonego nr ZP-DA-44/19.
• Urząd Dozoru Technicznego. (2023). Specyfikacja Warunków Zamówienia na obsługę krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

Jeżeli chcesz być na bieżąco z aktualnymi ofertami specjalnymi i promocjami naszych szkoleń i kursów, zapraszamy na naszego Facebook

WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH