Monika Sacewicz, prezes i Iwona Wierzgała, wiceprezes ApexNet sp. z o.o. opowiadają o 23 latach swojej firmy, kamieniach milowych na drodze rozwoju biznesu i o tym, jak radzić sobie w trudnych chwilach
Na czym polega specyfika działalności spółki, którą panie kierują?
Monika Sacewicz: Zajmujemy się szkoleniami w dziedzinie zamówień publicznych, ale też kadr, płac, funduszy unijnych, inwestycji budowlanych i BHP. Przede wszystkim uczymy urzędników, jak zgodnie z prawem wydawać państwowe pieniądze. Pokazujemy im, jak prawidłowo przeprowadzić cały proces postępowania przetargowego, jak przygotować dokumentację i jak ją rozliczyć. Współpracujemy też z klientami, którzy są aktywni na rynku zamówień publicznych, ucząc ich, jak dobrze przygotować oferty, a potem, jak w procesie realizacji zamówienia podchodzić do umów i warunków kontraktów. Słowem – szkolimy obie strony, pomagając im unikać błędów. Zajmujemy się tym już od 23 lat. Wypracowałyśmy pozycję lidera w naszej branży, a z wieloma klientami współpracujemy przez wiele lat.
Założyły panie firmę zaraz po studiach?
Iwona Wierzgała: Po studiach obie niezwłocznie wkroczyły w świat pracy, zyskując cenne doświadczenie w firmach prywatnych, głównie w obszarze szkoleniowym i programistycznym. Nasza przedsiębiorcza przygoda rozpoczęła się od skromnego pokoju, gdzie we dwie odmalowałyśmy meble z recyklingu. To były początki pełne wyzwań, ale dziś z dumą możemy powiedzieć, że nasza firma rozrosła się do zespołu 25 osób zajmujących się sprzedażą, marketingiem i przygotowywaniem szkoleń.
Nie jesteśmy jednak tylko pracodawcami; jesteśmy także współpracownikami dla grupy kilkudziesięciu doświadczonych trenerów specjalizujących się m.in. w zamówieniach publicznych. Część z nich to nasi partnerzy od ponad dwóch dekad, co świadczy o trwałych relacjach, jakie udało się nam zbudować.
Nie sposób nie zapytać, jak to się zaczęło?
MS: Jeszcze przed ukończeniu zarządzania i marketingu w SGH podjęłam pracę w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy, a następnie w firmie informatycznej sprzedającej systemy ERP, dzięki czemu poznałam wiążące się z tym zagadnienia zarówno edukacyjne, jak i technologiczne. To pomogło mi w zrozumieniu nowoczesnego funkcjonowania biznesu w oparciu o technologię, a nie tylko pracę ludzką, co okazało się bardzo przydatne w firmie, którą uruchomiłyśmy z Iwoną. Było to w okresie, gdy internet dopiero się wykluwał. Nasza firma była jednym z pierwszych klientów innowacyjnego mBanku, a żeby wysłać bądź ściągnąć maila, łączyliśmy się przez modem i neostradę.
IW: Nasza historia zaczęła się w firmie Athenasoft, gdzie poznałam Monikę. Moje edukacyjne ścieżki obejmują studia z zarządzania na POU oraz zdobycie tytułu MBA na uczelni Łazarskiego. Początki naszej firmy to było przeszkolenie dwóch klientek w zakresie kosztorysowania przy wykorzystaniu programu, który sprzedawałyśmy i wdrażałyśmy u naszych klientów. To były skromne początki naszej wspólnej drogi do stania się firmą szkoleniową, o czym na samym początku nawet nie myślałyśmy. W tamtym czasie moją specjalizacją było wdrażanie programów do kosztorysowania, czyniących zawód kosztorysanta w pełni funkcjonalnym, a programy, którymi się zajmowałam, miały wspomagać jego pracę. Dzisiaj te programy zdecydowanie zastąpiły tradycyjne podejście, a zawód kosztorysanta stopniowo odchodzi w zapomnienie.
Na potrzeby rozmowy chciałbym się na chwilę wcielić w rolę właściciela firmy, która planuje zdobyć kontrakt na budowę mostu. Co mogłyby mi panie zaproponować?
MS: Po pierwsze, musi już zostać ogłoszony przetarg, żeby nasz ekspert, analizując dokumentację przetargową zamawiającego oraz pańskiej firmy mógł ocenić szanse uzyskania zamówienia. Kolejny etap to przygotowanie dokumentacji. Jest to szczególnie ważne, bo nawet mały błąd może spowodować wykluczenie z postępowania lub odrzucenie oferty.
IW: Warto dodać, że w naszej działalności angażujemy się na dwóch głównych płaszczyznach, dostosowując się do różnych etapów procesu. Pierwszy aspekt to nasza działalność szkoleniowa, która skupia się na przygotowaniu pracowników do profesjonalnego przygotowania ofert przetargowych. Oferujemy szkolenia, które pomagają zrozumieć kluczowe aspekty procesu składania ofert, co może być szczególnie istotne na etapie początkowym. Drugim obszarem naszej działalności jest bezpośrednie wsparcie w procesie przetargowym. Mimo że większe firmy budowlane zazwyczaj posiadają specjalistyczne zespoły zajmujące się przetargami, to czasem mogą potrzebować dodatkowej pomocy. W takich przypadkach oferujemy wsparcie prawne, zwłaszcza w kontekście weryfikacji ofert. Nasze doświadczenie staje się szczególnie cenne w sytuacjach, gdy konieczne jest rozstrzyganie sporów i odwołań, zwłaszcza przed Krajową Izbą Odwoławczą. W takich przypadkach pomoc naszych ekspertów jest wręcz nieoceniona.
Rynek zamówień publicznych jest bardzo rozbudowany.
IW: Rynek zamówień publicznych jest wyjątkowo złożony i obejmuje różnorodne sektory oraz instytucje. Przetargi są regularnie ogłaszane na różnych szczeblach, obejmując administrację rządową czy jednostki samorządowe. Istotą przetargów jest równe traktowanie, konkurencyjność, a także transparentność, zwłaszcza tam, gdzie angażowane są środki publiczne.
Nie można również pominąć roli przetargów w kontekście środków unijnych. Choć nasza firma nie zajmuje się bezpośrednim sporządzaniem wniosków o fundusze z Unii, to nasi eksperci wspierają wiedzą przy efektywnym rozliczaniu tych środków. Wspieramy instytucje i firmy w sprawnym korzystaniu z pozyskanych funduszy unijnych, koncentrując się na etapie ich rozliczeń.
Wróćmy proszę do tematu rozwoju waszej firmy, jakie były kamienie milowe?
MS: Organizując drugie szkolenie, zatrudniłyśmy pierwszego pracownika. Pamiętnego dnia – 11 września 2001 roku – pozyskałyśmy kontakt do trenera, który pracuje z nami do dziś. W 2004 roku zostało istotnie znowelizowane prawo o zamówieniach publicznych. A to oznaczało, że znacząco zwiększyła się liczba zamówień na szkolenia, co z kolei pozwoliło nam uzyskać pozycję lidera. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej pojawiło się mnóstwo nowych firm szkoleniowych. Nie chciałyśmy z nimi konkurować, proponując coraz niższe ceny. W 2006 roku zorientowałyśmy się, że dzieje się coś złego. Na naszym szkoleniu w Gdańsku pojawiło się niewiele osób, podczas gdy inna sala w tym samym hotelu była wypełniona po brzegi. Dlaczego? Konkurencyjne szkolenie na ten sam temat, ze względu na unijne finansowanie, było bezpłatne. Zareagowałyśmy nietypowo – nie obniżyłyśmy cen, stawiając na jakość i innowacyjność. Była to ryzykowna decyzja, która przyniosła dobre efekty, choć przez pewien czas nie było nam łatwo. Klienci docenili nasz sposób działania, przede wszystkim to, że zatrudniamy najlepszych ekspertów.
IW: W kontekście rozwoju naszej firmy, ważnym momentem był dzień, który utkwił mi w pamięci. To 11 września 2001 roku, kiedy to udało mi się nawiązać kontakt z trenerami, którzy do dziś są integralną częścią naszego zespołu. Kolejnym istotnym wydarzeniem było zorganizowanie już 10. edycji Dni Otwartych Zamówień Publicznych. To wydarzenia, na które bezpłatnie zapraszaliśmy zainteresowanych z całej Polski. Już przy pierwszej edycji byłyśmy zaskoczone, widząc aż 1,5 tysiąca uczestników. Te dni nie tylko dały nam znaczny punkt zetknięcia z potencjalnymi klientami, ale także stanowiły wyjątkową okazję do zrozumienia rozmiaru specjalistycznego zapotrzebowania w kraju i zidentyfikowania konkretnych problemów branżowych. Warto również podkreślić, że osoby, które uczestniczą w naszych szkoleniach, utrzymują swoje stanowiska niezależnie od zmiany decydentów, co świadczy o trwałych relacjach i zaufaniu, jakie udało się nam zbudować na przestrzeni lat.
Jak firma przetrwała pandemię?
IW: W 2011 roku, poszukując innowacyjnych rozwiązań, zdecydowałyśmy się na zorganizowanie serii szkoleń online. Pomimo udanej realizacji, okazało się, że rynek jeszcze nie był gotowy na tego typu rozwiązanie. Kiedy nadeszła pandemia COVID-19, byłyśmy równie przerażone, jak inni właściciele firm szkoleniowych. Pamiętam dokładnie dzień 11 marca 2021 roku, kiedy to otrzymałyśmy informację, że branża szkoleniowa musi wstrzymać swoją działalność. Następnego dnia mieliśmy zaplanowane 4 szkolenia w różnych miejscach, a rezygnacje zaczęły napływać lawinowo. Stanęło przed nami pytanie: co teraz? W ciągu jednej doby przestawiłyśmy naszą działalność na tryb online, korzystając z doświadczeń zdobytych sprzed 10 lat. Okazało się, że mamy w tym dość elastyczne podejście. W paradoksalny sposób, pandemia wzmocniła naszą firmę.
MS: Kiedy podczas pierwszej transmisji siedziałyśmy przed otwartym laptopem, wiedziałyśmy, że to jest początek nowego rozdziału nie tylko naszej firmy, ale całej branży. Rzecz jasna początek nie był łatwy. Nasi klienci nie chcieli szkolić się online, z domów, przez prywatne komputery. Wielu czekało na ogłoszenie końca pandemii I powrót do „normalności”, anulując zamówienia z dnia na dzień. Chcąc przetrwać najgorsze i przekonać klientów do pozostania z nami, zaproponowaliśmy, że każda osoba, która przeszkoli się online będzie mogła potem wziąć udział w tradycyjnym szkoleniu. Niektórzy z tego później skorzystali, części zaproponowaliśmy vouchery na inne usługi. Większość klientów forma internetowa jednak się spodobała, tym bardziej, że wcześniej korzystali już z naszej EduStrefy, pobierając materiały i wymieniając się informacjami.
Okazuje się więc, że na pandemii skorzystały nie tylko internetowe firmy wysyłkowe…