Kody CPV - problemy z wyborem właściwych  kodów w Zamówieniach Publicznych

 

Wstęp

Zamówienia publiczne są niezwykle istotnym elementem zarządzania środkami publicznymi. Każdy przetarg, aby był skuteczny, wymaga precyzyjnych i jednoznacznych definicji, które pomogą określić, czego dokładnie oczekuje zamawiający. W tym celu Unia Europejska stworzyła Wspólny Słownik Zamówień (CPV), który działa jako uniwersalny system, w którym zawarte są kody CPV, które klasyfikują produkty, usługi i roboty budowlane w postępowaniach przetargowych. Jednak mimo że system w zamyśle jest prosty, wybór odpowiedniego kodu może w praktyce być skomplikowany.

W tym artykule przyjrzymy się, jakie problemy najczęściej pojawiają się przy wyborze kodów CPV oraz omówimy, jak narzędzia takie jak platforma  eNotices2 mogą pomóc w sprawnym zarządzaniu tym procesem. Celem jest pokazanie, jak unikać błędów i zwiększyć efektywność działań w ramach zamówień publicznych.

 

 1. Czym są kody CPV?

Definicja Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)

Wspólny Słownik Zamówień (CPV) to ujednolicony system klasyfikacji, stworzony przez Unię Europejską w celu harmonizacji rynku zamówień publicznych. Każdy kod CPV składa się z dziewięciocyfrowego numeru, który jednoznacznie określa dany produkt, usługę czy roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Dzięki temu zarówno zamawiający, jak i wykonawcy mają wspólny język do precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia.

 Historia i cel wprowadzenia kodów CPV

Zanim system CPV został wdrożony, różne kraje członkowskie Unii Europejskiej stosowały swoje własne klasyfikacje, co utrudniało międzynarodowe przetargi. Brak jednolitej klasyfikacji oznaczał, że firmy z innych krajów miały trudności ze zrozumieniem specyfiki zamówień. CPV wprowadzono w 2003 roku, aby uprościć i zharmonizować te procesy. Od tego momentu wszystkie kraje członkowskie zaczęły używać tej samej klasyfikacji, co znacznie poprawiło przejrzystość i umożliwiło łatwiejsze porównywanie przetargów na poziomie międzynarodowym.

Jakie informacje zawierają kody CPV?

Każdy kod CPV jest przypisany do konkretnego typu zamówienia, z dokładnością do poziomu szczegółowości, jaki jest potrzebny zamawiającemu. Struktura kodów jest hierarchiczna — od ogólnych kategorii na wyższych poziomach do bardziej szczegółowych na niższych. Na przykład, kategoria "Usługi telekomunikacyjne" może być rozbita na konkretne usługi związane z telefonami stacjonarnymi, komórkowymi czy internetowymi. Tak precyzyjna struktura umożliwia lepsze dopasowanie ofert do oczekiwań zamawiającego.

 

2. Znaczenie prawidłowego wyboru kodów CPV

 Wpływ na przejrzystość zamówień publicznych

Prawidłowy dobór kodów CPV ma bezpośredni wpływ na to, jak przetarg będzie widziany przez potencjalnych wykonawców. Im bardziej precyzyjnie określony kod, tym większa szansa, że zamówienie dotrze do firm, które rzeczywiście są w stanie odpowiedzieć na potrzeby zamawiającego. Kiedy kod jest źle dobrany, mogą wystąpić problemy, takie jak błędne zgłoszenia od wykonawców, którzy oferują produkty czy usługi niewłaściwe dla danego projektu. Narzędzia, takie jak platforma eNotices2, pozwalają zamawiającym na szybsze i bardziej efektywne przypisanie odpowiednich kodów CPV, eliminując ryzyko nieporozumień.

 Rola kodów CPV w analizie rynku

Kody CPV odgrywają również ważną rolę w analizie rynku zamówień publicznych. Poprzez spójne i jednoznaczne kategoryzowanie zamówień możliwe jest gromadzenie danych na temat tego, jakie usługi i produkty są najczęściej zamawiane przez administrację publiczną. Analiza takich danych może pomóc zamawiającym w lepszym planowaniu zakupów, a także wykonawcom w przygotowywaniu ofert dostosowanych do potrzeb rynku. Platforma eNotices2, dzięki zaawansowanym algorytmom, może dostarczać użytkownikom szczegółowe raporty i analizy oparte na wybranych kodach CPV.

Konsekwencje błędnego wyboru kodu

Nieprawidłowy dobór kodu CPV może mieć daleko idące konsekwencje. Zamówienia publiczne oparte na niewłaściwych kodach mogą być odrzucone, co prowadzi do straty czasu i pieniędzy. Wykonawcy, którzy składają oferty na podstawie źle dobranych kodów, mogą nie spełnić oczekiwań zamawiającego. W przypadku zamówień międzynarodowych ryzyko takich błędów jest jeszcze większe, ponieważ nieznajomość lokalnych specyfikacji może dodatkowo utrudnić komunikację.

 3. Typowe problemy związane z wyborem kodów CPV

Brak znajomości systemu CPV

Jednym z głównych problemów jest niewystarczająca wiedza zamawiających na temat systemu CPV. Wiele osób odpowiedzialnych za zamówienia publiczne nie jest świadomych, jak szczegółowe kody są dostępne i jak ważne jest ich precyzyjne dobranie. Wybór kodu zbyt ogólnego może prowadzić do zgłoszeń od firm, które oferują usługi lub produkty o zupełnie innej specyfikacji. eNotices2 oferuje narzędzia edukacyjne oraz zaawansowane algorytmy, które pomagają użytkownikom zrozumieć i efektywnie wykorzystywać system CPV.

Złożoność struktury kodów

Struktura kodów CPV, choć logiczna i dobrze przemyślana, bywa skomplikowana, zwłaszcza dla osób, które nie korzystają z niej regularnie. Każdy kod CPV odnosi się do konkretnej kategorii, ale te kategorie mogą być zagnieżdżone w bardzo szczegółowych podgrupach. Na przykład, kody dla sprzętu medycznego obejmują setki podkategorii, które różnią się od siebie minimalnymi szczegółami. Zamawiający, którzy nie są pewni, jak dokładnie dobrać kod, mogą skorzystać z funkcji automatycznego przypisywania kodów dostępnych na platformie eNotices2 , co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów.

 Nieaktualne informacje w systemie CPV

CPV to system, który musi być na bieżąco aktualizowany, aby nadążać za zmianami na rynku. Zmiany w technologiach czy usługach wymagają regularnych aktualizacji klasyfikacji. Często jednak zamawiający, którzy rzadko korzystają z systemu, nie są świadomi tych zmian i używają starych kodów, które już nie odpowiadają rzeczywistości. Korzystanie z platformy eNotices2, które regularnie aktualizują swoją bazę kodów CPV, zapewnia, że zamawiający pracują zawsze na najbardziej aktualnych informacjach.

4. Jak skutecznie wybierać kody CPV?

Szkolenia i zasoby edukacyjne

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie błędów przy wyborze kodów CPV jest edukacja. Regularne szkolenia, webinaria i dostęp do zasobów edukacyjnych pozwalają zamawiającym lepiej zrozumieć system CPV i jego zastosowanie. ApexNet oferuje dostosowane pod różne potrzeby kursy wideo, które mogą pomóc zarówno nowym użytkownikom, jak i bardziej doświadczonym profesjonalistom w doskonaleniu umiejętności doboru kodów CPV oraz obsługi platformy eNotices2.

 Narzędzia wspierające wybór kodów

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspomagać wybór kodów CPV, a jednym z najbardziej zaawansowanych jest **platforma NIS2**. Narzędzie to, wyposażone w sztuczną inteligencję, automatycznie analizuje opis zamówienia i sugeruje odpowiednie kody CPV. Dzięki temu proces wyboru staje się znacznie szybszy, a ryzyko błędów zostaje zminimalizowane. Ponadto, eNotices2 oferuje możliwość generowania raportów z wykorzystaniem danych CPV, co pomaga w dalszej analizie i monitorowaniu rynku zamówień.

Konsultacje z ekspertami

W skomplikowanych przypadkach, zwłaszcza gdy zamówienia są wieloaspektowe, warto skonsultować się z ekspertami od zamówień publicznych. W ramach platformy eNotices2 dostępna jest możliwość kontaktu z wykwalifikowanymi specjalistami, którzy mogą doradzić w doborze kodów CPV, zwłaszcza w przypadku złożonych przetargów. Taka współpraca może znacznie zwiększyć skuteczność całego procesu.

Podsumowanie

Precyzyjny wybór kodów CPV jest fundamentem sprawnie działających zamówień publicznych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień, a nawet unieważnienia przetargu. Wykorzystanie narzędzi takich jak platforma eNotices2, regularne szkolenia oraz konsultacje z ekspertami to sposoby na zminimalizowanie ryzyka i zapewnienie, że proces zamówień publicznych będzie przebiegał zgodnie z planem.

WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH