Akta osobowe 2021 wg Kodeksu Pracy. Każdy Pracodawca ma obowiązek założyć oraz prowadzić akta osobowe każdego pracownika.
Akta osobowe są podzielona na 4 części:
- związane z nawiązaniem zatrudnienia,
- przebiegiem zatrudnienia,
- ustaniem zatrudnienia,
- pracowniczą odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną.
Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej:
Akta osobowe 2021 wg Kodeksu Pracy - Część A
Część A powinna zawierać:
- oświadczenie i dokumenty dotyczące danych osobowych w tym zaświadczenie o wykonanych badaniach lekarskich w związku z przyjęciem do pracy i braku przeciwskazań do jej wykonywania dotyczy to: wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich; orzeczenia dotyczące niepełnosprawności.
Akta osobowe 2021 wg Kodeksu Pracy - Część B
Część B dotyczy szeregu gromadzonych dokumentów takich jak:
- dokumentacja zgromadzonych danych osobowych w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
- umowy o pracę, jej rodzaju i warunków,
- zakresu obowiązków,
- dokumentów pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - jeśli taka jest wykonywana,
- potwierdzenia pracownika, że zapoznał się z:
- treścią regulaminu pracy i obwieszczeniami,
- przepisami i zasadami BHP,
- z zakresem informacji objętych tajemnicą zawodową na danym stanowisku pracy, które najczęściej są określone w odrębnych przepisach.
Następne dokumenty dotyczą potwierdzenia przez pracownika, że zapoznał się z:
- warunkami zatrudnienia, lub też późniejszymi jego zmianami - aneksy,
- jeśli stosowany jest monitoring, to z jego celem i sposobem stosowania,
- ryzykiem zawodowym związanym z wykonywanym zawodem oraz sposobami i zasadami ochrony przed zagrożeniami.
Kolejne dokument w tej części dotyczą:
- odbytego i potwierdzonego pisemnie przez pracownika szkolenia BHP,
- oświadczenia w związku z wypowiedzeniem warunków pracy i płacy lub ich zmianami,
- dokumenty potwierdzające powierzenie pracownikowi mienia pracodawcy i obowiązkiem ich zwrotu, w których pracownik poświadcza, że bierze na siebie odpowiedzialność materialną i zobowiązuje do wyliczenia z posiadanego mienia,
- dokumenty potwierdzające, posiadanie kwalifikacji zawodowych,
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi przez pracodawcę wyróżnień lub nagród,
- dokumenty dotyczące urlopu: macierzyńskiego, tacierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego oraz informacje o obniżonym wymiarze czasu pracy, na który pozwala kodeks pracy w związku z powyższym urlopem,
- oświadczenie pracownika: czy zamierza czy też rezygnuje z możliwości skorzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty dotyczące udzielonego urlopu bezpłatnego - jeśli pracownik z takiego skorzystał,
- wszystkie skierowania na badania lekarskie - wstępne, okresowe, kontrolne i orzeczenia z nimi związane,
- umowa o zakazie konkurencji, jeśli taka została zawarta,
- dokument potwierdzający współpracę pracodawcy ze związkami zawodowymi, jeśli takie funkcjonują w danym zakładzie,
- dokumenty dotyczące wykonywania telepracy,
- dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika młodocianego - o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
Akta osobowe 2021 wg Kodeksu Pracy - Część C
Część C powinna zawierać:
- oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy o prace,
- wnioski dotyczące: wydania lub sprostowania czy też uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty potwierdzające niewypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- kopię wydanego świadectwa pracy lub też potwierdzenie dostarczenia go,
- potwierdzenie dokonania czynności w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym w związku z danym pracownikiem, związanym z tym zajęciem wynagrodzenia za wykonywaną pracę,
- umowę o zakazie konkurencji, po ustaniu stosunku pracy.
Akta osobowe 2021 wg Kodeksu Pracy - Część D
Część D powinna zawierać odpisy związane z zawiadomieniem o ukaraniu lub też inne dokumenty, które potwierdzają ponoszoną przez pracownika odpowiedzialność porządkową, która przewiduje zatarcie kary po określonym czasie.
Dokumentację w aktach osobowych należy numerować w wykazie oraz przechowywać w porządku chronologicznym. Pracodawca ma możliwość przechowywać dokumentację w formie elektronicznej.
Jednak by było to możliwe musi spełnić kilka warunków:
- chronić przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem,
- zachować integralność treści dokumentów i stosować metody polegające na zabezpieczeniu ich przed wprowadzeniem zmian,
- udostępnić dokumenty tylko osobom uprawnionym i kontrolować wprowadzane przez nie zmiany w dokumentacji i metodach,
- dbać o funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Okres przechowywania dokumentacji jest zależny od kilku czynników.
Dokumenty powinny być przechowywane:
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w przedsiębiorstwie 1 stycznia 2019 r. lub później,
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że pracodawca złożył do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Ważną informacją jest to, że okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złożył raport informacyjny.
- przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 r.
Akta osobowe 2021 to bardzo trudny temat, który musi podjąć dział kadr każdej firmy czy przedsiębiorstwa. Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu kadr i płac zapraszamy na nasze szkolenia. Sprawdź także nasze szkolenia z zamówień publicznych.
WYBIERZ SZKOLENIE Z KADR I PŁAC