Do tej pory większość z zamawiających i wykonawców uważała skan podpisany podpisem elektronicznym za dokument ważny i zgodny z Prawem zamówień publicznych.
Być może dlatego styczniowy wyrok Krajowej Izby Odwoławczej dokonał małego wstrząsu w branży zamówień publicznych, a spora część zamawiających i wykonawców zaczęła sprawdzać dokumentację w poszukiwaniu błędów, które być może popełnili akceptując skan. Nasi eksperci często powtarzają podczas szkoleń, że w zamówieniach publicznych nie liczy się tylko znajomość ustaw, ale także umiejętność interpretacji Prawa ZP. Nie wszyscy zamawiający i wykonawcy są prawnikami, dlatego prawidłowa interpretacja orzecznictwa wydaje się być dla nich barierą nie do przebicia. Z tego względu zamawiający często korzystają ze „wzorów” do stworzenia oferty, a wykonawcy niejednokrotnie traktują dokumentację o macoszemu. Korzystając z okazji opublikowania wspomnianego wyroku chcemy uspokoić emocje, omawiając kwestię skanów w dokumentacji z pomocą case study, stworzonego na podstawie wyroku KIO 2611/18.Krótka historia jednego podpisu, czyli jak wykonawca uzasadniał odwołanie się do KIO:
Zajmijmy się wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 stycznia 2019 r., sygn. akt: KIO 2611/18, dotyczącym skanu oferty opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiającym było Centrum Obsługi Administracji Rządowej, natomiast wykonawcą – firma Suntar sp. z o.o. z Tarnowa. Przedmiotem zamówienia była „sukcesywna dostawa komputerów stacjonarnych, komputerów przenośnych i tabletów na potrzeby jednostek administracji państwowej”. Zamawiający odrzucił ofertę wykonawcy, określając ją jako niezgodną z ustawą – w rezultacie wykonawca odwołał się do KIO. Zamawiający odrzucił ofertę wykonawcy, tym samym odrzucając ją jako najkorzystniejszy wybór, z powodu niezgodności z Prawem zamówień publicznych. Przyczyną niezgodności, podaną przez zamawiającego, był brak złożenia oferty w sposób zgodny z Prawem ZP – jednoznacznie uznając skan opatrzony podpisem elektronicznym (złożony przez wykonawcę) jako nieprawidłowy sposób złożenia oferty. Według wykonawcy, skan opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinien być uznany jako złożenie oferty zgodne z Prawem ZP: Wykonawca mimo upływu terminu składania ofert nie złożył oferty w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym. W ocenie zamawiającego oferta wykonawcy nie została złożona prawidłowo, gdyż dokument zamieszczony na platformie stanowi kopię oryginalnej oferty w formie pisemnej, poświadczoną za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej. Oferta w postaci elektronicznej nie została złożona. Według odwołującego stanowisko zamawiającego nie zasługuje na uwzględnienie i narusza wskazane w petitum przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Pzp. Odwołujący wywiódł, że stosownie do art. 10 a ust. 5 ustawy Pzp - oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym JEDZ, sporządza się pod rygorem ich nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zamawiający utrzymywał jednak stanowisko, że przesłana przez wykonawcę oferta nie była oryginałem dokumentu, a jego kopią. Dlatego skan dokumentu nie może być uznawany za oryginał, nawet jeśli jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. KIO potwierdziło to stanowisko jako prawidłowe i wydało wyrok na niekorzyść wykonawcy. Sprawa jest jednak o tyle skomplikowana, że w SIWZ dla omawianego zamówienia podano plik pdf jako jedną z poprawnych form złożenia dokumentu (patrz opis sposobu przygotowania oferty): Wykonawca składa ofertę w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem https://zamowienia.gov.pl. Oferta powinna być sporządzona w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną i w języku polskim, pod rygorem nieważności. Wykonawca zobowiązany jest złożyć za pośrednictwem Platformy, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym, następujące dokumenty: Formularz oferty wraz z formularzem cenowym - Załącznik nr 3 do SIWZ, Specyfikacja techniczna (odpowiednio dla danej części, na którą składa ofertę) - Załącznik nr 4 do SIWZ. Jednocześnie w rozdziale III SIWZ zamawiający wskazał, że: Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/Informacje". Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich zamieszczenia na Platformę. Zamawiający zgodnie z §3 ust. 3 Rozporządzenia, określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. pliki o wielkości do 50 MB w formatach: .pdf. Zgodnie z prawem, zamawiający wskazuje dopuszczalne formaty danych. Dlaczego więc plik pdf został uwzględniony – zarówno przez zamawiającego, jak i KIO – za niezgodny z ustawą?Co mówi Prawo?
Część uczestników dyskusji odwołuje się do Kodeksu Cywilnego, a konkretnie do artykułu 78, mówiącego o pisemnej formie czynności prawnej, który stanowi co następuje:- 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
- Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.