Mimo, iż nowelizacja PZP uchwalona przez Sejm 20 lipca 2018 nie zawiera propozycji zmiany przepisów dotyczących publicznej sesji otwarcia ofert, to wydaje się wielce prawdopodobne, iż ta czynność istotnie zmieni swoje oblicze. Elektronizacja zamówień publicznych już za miesiąc!
Publiczna sesja otwarcia ofert z uwzględnieniem obowiązku użycia środków komunikacji elektronicznej
Jak dzisiaj przebiega publiczna sesja otwarcia ofert?
Wykonawcy składają oferty w siedzibie zamawiającego, w miejscu i terminie wskazanym w SIWZ. Jeśli termin na składanie jest wyznaczony np. do dnia 12 sierpnia, do godz.10.00, to zazwyczaj wykonawcy dostarczają oferty (w formie pisemnej) w ostatniej chwili, czyli tuż przed upływem tego terminu. Otwarcie ofert jest przewidziane np.o godz.10.15. Wykonawcy, skoro już przyszli złożyć oferty, to najczęściej uczestniczą w publicznej sesji otwarcia ofert. O 10.15 zamawiający we wskazanym w SIWZ miejscu dokonują publicznej sesji otwarcia ofert, w obecności wykonawców dokonują publicznie czynności otwierania ofert/kopert w kolejności ich wpływu do zamawiającego.
Koperty w stanie nienaruszonym
Wykonawcy podczas takiej publicznej sesji mogą „naocznie” sprawdzić stan zabezpieczenia kopert i upewnić się, że do terminu ich otwarcia koperty były w stanie nienaruszonym, tj. do terminu ich otwarcia nie było możliwe zapoznanie się z ich treścią przez zamawiającego. Z takiej publicznej sesji zamawiający spisują protokół, który niezwłocznie zamieszczają na stronie internetowej prowadzonego postępowania, tak aby inni uczestnicy postępowania, którzy nie uczestniczyli w publicznej sesji, mogli zapoznać się z informacjami odczytanymi na publicznej sesji.
Jak będzie przebiegać publiczna sesja otwarcia ofert, gdy zacznie obowiązywać elektronizacja zamówień publicznych?
Można rozważyć kilka wariantów:
- Zamawiający korzysta z dotychczasowych praktyk, i dokonuje publicznej sesji otwarcia ofert, na którą przychodzą wykonawcy. Zamiast kopert z ofertami, ma przed sobą komputer, na który się loguje, by o godzinie 10.15 odszyfrować i odczytać ceny i inne istotne elementy każdej z ofert. W tym czasie wykonawcy muszą wybrać dogodne miejsce, z którego będą obserwować czynności zamawiającego, a w szczególności będą mogli dostrzec, że oferty są zamknięte, zaszyfrowane i nie były wcześniej otwarte. Można sobie wyobrazić zatem obrazek, jak za plecami zamawiającego, który siedzi przy komputerze ustawiają się wykonawcy i zaglądają zamawiającemu przez ramię. Pojawia się pytanie – a co, jak nie dojrzą? A co, jeśli nie uwierzą zamawiającemu, że wcześniej nie otworzył plików z ofertami, a co jak zamawiający nie będzie miała narzędzi, by „od ręki” udowodnić wykonawcom nienaruszalność ofert?
- To może rozważmy wariant podobny jak wyżej, z tą tylko różnicą, że zamawiający przewidując powyższe „logistyczne” trudności, zaopatrzą się w profesjonalne projektory, tak, aby obraz z komputera, ze strony na której są złożone zabezpieczone oferty, był widoczny dla wszystkich uczestników publicznej sesji, bez konieczności zaglądania zamawiającemu przez ramię. Swoją drogą, podobno zamawiający zakupili projektory i tak właśnie przygotowują się do publicznej sesji otwarcia ofert. Ten sposób jednak również nie zagwarantuje wykonawcom, że zamawiający wykażą na publicznej sesji stan zabezpieczenia ofert, oraz gwarancji ich wcześniejszej nienaruszalności. Wydaje się, że jeszcze bardziej niż dziś, strony postępowania będą musiały wierzyć sobie na słowo.
- W obliczu powyższych niedogodności powstaje pytanie: to po co w ogóle przeprowadzać publiczną sesję otwarcia ofert w siedzibie zamawiającego, w podobnej do dzisiejszej formule? Tym bardziej, że wykonawcy już nie będą przywozić „fizycznych” pisemnych ofert do zamawiającego, tylko będą je wysyłać elektronicznie, to po co w ogóle mają się fatygować do siedziby zamawiającego? W dobie elektronizacja zamówień publicznych czynność publicznej sesji otwarcia ofert wcześniej czy później będzie bardziej przypominać tą z trybu licytacji elektronicznej, niż tą z którą mamy dziś do czynienia. Wykonawcy szybko zorientują się, że nie ma „potrzeby fizycznej obecności” na publicznej sesji, gdy składanie ofert będzie sprowadzać się do przesyłania danych przy użyciu platformy e-zamówień, gdzie system będzie zapisywał/rejestrował wszelkie działania po stronie zamawiającego i wykonawcy, gdzie możliwe będzie sprawdzenie poufności ofert do chwili ich otwarcia, gdzie system będzie generował niezwłocznie dane z otwarcia ofert, oraz zaczytywał je protokołu z otwarcia, który niezwłocznie po zakończeniu tych czynności będzie automatycznie publikowany do publicznej wiadomości. Zdecydowanie wygodniej i sprawniej będzie zalogować się do platformy z dowolnego miejsca pobytu i śledzić przebieg zdarzeń przed ekranem komputera, a nie na sesji otwarcia w siedzibie zamawiających. Czy zmienią się przepisy w tym zakresie, czy nie, to niewątpliwie zmieni się praktyka.
Sprawdzian dla zamawiających
Tymczasem już dziś zamawiający mogą „sprawdzić się” na polu elektronizacji, na polu elektronicznego składania ofert, na polu publicznej sesji otwarcia ofert, która odbywa się w taki sposób, że każdy uczestnik postępowania loguje się o wyznaczonej porze do specjalnej platformy elektronicznej i składa kolejne oferty/postąpienia on line, stosując tryb licytacji elektronicznej. Można to porównać do nauki jazdy, najpierw jest przygotowanie teoretyczne, później teorię przeplata się na placu manewrowym z praktyką, a potem praktykuje się jeżdżąc po mieście, mimo że jeszcze nie zdało się egzaminu i nie zdobyło uprawnień. W tym porównaniu to licytacja elektroniczna jest taką praktyką, zanim pojawi się nieunikniona już elektronizacja zamówień publicznych. Zamawiający, którzy stosują już ten tryb na co dzień, po pierwszych próbach sięgają coraz częściej do tego trybu, dostrzegając w nim wiele zalet, takich jak skrócenie czasu prowadzenia postępowania, przejrzystość i transparentność czynności, i co istotne dla wielu zamawiających, brak konieczności ustanawiania kryteriów poza cenowych. Tych zalet jest znacznie więcej, dlatego zachęcamy Cię czytelniku do zastosowania dziś trybu licytacji elektronicznej, choćby po to by jutro z większą swobodą wchodzić w obszar obowiązkowej elektronizacji zamówień publicznych.
Wszystkie szkolenia z elektronizacji zamówień publicznych znajdziesz TUTAJ
WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH