Sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach – sprawozdawczość w zamówieniach publicznych
Współczesny świat biznesu, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym, opiera się na transparentności i rozliczalności. W obszarze zamówień publicznych, gdzie w grę wchodzą środki publiczne, zasady te nabiera jeszcze większego znaczenia. Ustawa Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp) z 2019 roku wprowadza szereg mechanizmów kontrolnych, w tym obowiązek sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.
Sprawozdanie roczne jest nie tylko formalnym wymogiem, ale również cennym narzędziem analitycznym, pozwalającym na lepsze zrozumienie procesów zakupowych i podejmowanie bardziej efektywnych decyzji w przyszłości.
W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu ważnemu elementowi sprawozdawczości w zamówieniach publicznych, omawiając jego podstawę prawną, zakres informacji, sposób sporządzania i przekazywania, a także korzyści płynące z jego analizy.
Sprawozdanie roczne - podstawa prawna
Obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdania rocznego wynika z art. 82 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem, zamawiający przekazują Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (dalej: UZP) sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach publicznych, w terminie do 1 marca każdego roku.
Jak napisać sprawozdanie roczne?
Sporządzenie sprawozdania rocznego to zadanie wymagające znajomości przepisów ustawy Pzp oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach, w tym wzoru sprawozdania rocznego, sposobu i trybu jego korygowania. Rozporządzenie to określa szczegółowy wzór sprawozdania rocznego, a także sposób jego wypełniania i przekazywania do UZP.
Sprawozdanie roczne składa się z kilku sekcji, w których zamawiający zobowiązany jest podać informacje m.in. o:
- udzielonych zamówieniach publicznych o wartości mniejszej niż progi unijne,
- udzielonych zamówieniach publicznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,
- postępowaniach o udzielenie zamówienia, w których wystąpił konflikt interesów,
- zamówieniach publicznych na usługi społeczne i inne szczególne usługi,
- zamówieniach publicznych uwzględniających aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne,
- liczbie i łącznej wartości zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp.
Wypełniając sprawozdanie roczne, zamawiający powinni zwrócić szczególną uwagę na poprawność i kompletność danych. Należy pamiętać, że sprawozdanie roczne jest publicznie dostępne i stanowi ważne źródło informacji o rynku zamówień publicznych w Polsce.
Przepisy i terminy w sprawozdawczości
Termin przekazania sprawozdania rocznego do Prezesa UZP jest ściśle określony w ustawie Pzp i upływa 1 marca każdego roku. Niespełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami prawnymi dla zamawiającego.
Szczegółowe informacje zawarte w sprawozdaniu rocznym
Sprawozdanie roczne stanowi kompleksowe podsumowanie aktywności zamawiającego w zakresie zamówień publicznych w danym roku sprawozdawczym. W poszczególnych sekcjach sprawozdania zamawiający zobowiązany jest podać szczegółowe informacje dotyczące udzielonych zamówień.
Zamówienia publiczne o wartości mniejszej niż progi unijne
W tej sekcji sprawozdania rocznego zamawiający prezentują dane o udzielonych zamówieniach publicznych, których wartość nie przekracza progów unijnych. Informacje te obejmują m.in. liczbę i łączną wartość udzielonych zamówień, rodzaj procedury zastosowanej do ich udzielenia, a także informacje o wykonawcach, którzy uzyskali zamówienia.
Zamówienia publiczne o wartości równej lub przekraczającej progi unijne
Sekcja ta dotyczy zamówień publicznych o większej wartości, które objęte są szerszym zakresem przepisów ustawy Pzp, w tym przepisami Unii Europejskiej. W tym przypadku sprawozdanie roczne powinno zawierać m.in. informacje o trybie udzielenia zamówienia, liczbie otrzymanych ofert, a także o kraju pochodzenia wykonawcy, który uzyskał zamówienie.
Konflikt interesów w zamówieniach publicznych
W przypadku wystąpienia konfliktu interesów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający ma obowiązek poinformować o tym fakcie w sprawozdaniu rocznym. Informacje te obejmują m.in. opis sytuacji, w której wystąpił konflikt interesów, a także podjęte przez zamawiającego działania w celu jego rozwiązania.
Zamówienia publiczne na usługi społeczne i inne szczególne usługi
Zamówienia publiczne na usługi społeczne i inne szczególne usługi charakteryzują się specyficznymi przepisami ustawy Pzp. W sprawozdaniu rocznym zamawiający powinni przedstawić dane dotyczące udzielonych zamówień w tym zakresie, w tym informacje o rodzaju usług, wartości zamówień oraz wykonawcach.
Aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne w zamówieniach publicznych
Ustawa Pzp promuje uwzględnianie aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych w zamówieniach publicznych. Zamawiający, którzy zastosowali takie kryteria w postępowaniach o udzielenie zamówienia, powinni odzwierciedlić to w sprawozdaniu rocznym, podając m.in. informacje o zastosowanych kryteriach i ich wpływie na wybór oferty najkorzystniejszej.
Zamówienia publiczne udzielone z wyłączeniem stosowania ustawy Pzp
W pewnych przypadkach ustawa Pzp dopuszcza możliwość udzielenia zamówień publicznych z wyłączeniem stosowania jej przepisów. Dotyczy to m.in. sytuacji szczególnych, takich jak klęski żywiołowe lub inne zagrożenia publiczne. Zamawiający mają obowiązek poinformować w sprawozdaniu rocznym o liczbie i łącznej wartości takich zamówień.
Pytania i odpowiedzi
Czy każdy zamawiający musi składać sprawozdanie roczne?
Nie, obowiązek składania sprawozdania rocznego dotyczy tylko tych zamawiających, którzy w danym roku sprawozdawczym udzielili zamówień publicznych lub zawarli umowy ramowe na podstawie ustawy Pzp.
Jakie są konsekwencje nieprzekazania sprawozdania rocznego w terminie?
Nieprzekazanie sprawozdania rocznego w terminie może skutkować konsekwencjami prawnymi dla zamawiającego, w tym nałożeniem kary finansowej przez Prezesa UZP.
Gdzie można znaleźć wzór sprawozdania rocznego?
Wzór sprawozdania rocznego określony jest w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach, w tym wzoru sprawozdania rocznego, sposobu i trybu jego korygowania.
Jakie są korzyści z analizy sprawozdań rocznych dla zamawiających?
Analiza sprawozdań rocznych może pomóc zamawiającym w identyfikacji trendów na rynku zamówień publicznych, a także w ocenie skuteczności i efektywności własnych procesów zakupowych.
Podsumowanie
Sprawozdanie roczne o udzielonych zamówieniach to ważny element sprawozdawczości w zamówieniach publicznych. Zamawiający muszą przestrzegać przepisów ustawy Pzp i terminów w tym zakresie. Staranne i rzetelne sporządzenie sprawozdania rocznego jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również szansą na zwiększenie transparentności i profesjonalizacji procesów zakupowych w instytucji.
Szczegółowy FAQ
Czy jednostki organizacyjne zamawiającego składają odrębne sprawozdania roczne?
Nie, jednostki organizacyjne zamawiającego nie składają odrębnych sprawozdań. Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej, na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, składa jedno sprawozdanie roczne, które obejmuje informacje o zamówieniach udzielonych przez wszystkie jego jednostki organizacyjne.
Co w przypadku powierzenia przygotowania i przeprowadzenia zamówienia publicznego innej jednostce?
W przypadku, gdy zamawiający powierza w ramach pomocniczych działań zakupowych przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej, nie traci on statusu zamawiającego. W takim przypadku to zamawiający, a nie podmiot, który wykonywał w jego imieniu pomocnicze działania zakupowe, sporządza i przekazuje Prezesowi UZP sprawozdanie roczne, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez inną jednostkę lub osobę trzecią.
Jak zgłosić korektę sprawozdania rocznego?
Korekta sprawozdania rocznego jest możliwa w sytuacji, gdy zamawiający stwierdzi, że na skutek omyłki lub błędu informacje w sprawozdaniu nie zostały podane właściwie. Korektę należy przekazać Prezesowi UZP niezwłocznie po stwierdzeniu takiej okoliczności.
Czy w sprawozdaniu rocznym należy uwzględnić umowy zawarte w poprzednich latach?
Nie, w sprawozdaniu rocznym za dany rok sprawozdawczy zamawiający podaje informacje odnoszące się wyłącznie do tych umów w sprawie zamówienia publicznego, które zawarte zostały w tym roku sprawozdawczym. Zamawiający nie podaje ponownie informacji o umowach, co do których informacje już przekazał w sprawozdaniach za poprzednie okresy sprawozdawcze.
Szczegółowe informacje na temat sprawozdań rocznych znajdziesz niezmiennie na stronie UZP.
Trzymaj rękę na pulsie i sprawdź nasze szkolenia, czy nie ma może kursu i z tej tematyki!