Wprowadzenie e-Doręczeń – jak przygotować organizację krok po kroku

W najbliższym czasie czeka nas istotna zmiana w sposobie komunikacji z urzędami i instytucjami - wprowadzenie e-Doręczeń. e-Doręczenia to nowy system, który przeniesie oficjalną korespondencję do świata cyfrowego. Dla jednych to naturalna kolej rzeczy, dla innych spore wyzwanie organizacyjne. Niezależnie od tego, do której grupy należymy, warto się do tej zmiany dobrze przygotować.

Czym są e-Doręczenia?

To nowa forma oficjalnej komunikacji elektronicznej, która zastąpi tradycyjne listy polecone. Zamiast papierowej korespondencji będziemy otrzymywać dokumenty w formie cyfrowej, a potwierdzenie odbioru również będzie elektroniczne. System ma uprościć i przyspieszyć wymianę dokumentów między firmami, obywatelami a instytucjami publicznymi. Mówiąc najprościej – to taki list polecony XXI wieku Brzmi prosto? Załozenie ustawodawców jest takie, aby właśnie tak było.

Dlaczego wprowadzenie e-Doręczeń jest konieczne?

Żyjemy w czasach, gdy zakupy robimy przez internet, a ze znajomymi rozmawiamy przez komunikatory. Dlaczego więc nadal mielibyśmy komunikować się z urzędami jak w poprzednim stuleciu? Wprowadzenie e-Doręczeń to naturalny krok w kierunku cyfryzacji usług publicznych. Coraz więcej spraw załatwiamy przez sieć, a e-Doręczenia pozwolą przenieść do sieci również oficjalną korespondencję. To nie tylko wygoda, ale też oszczędność czasu i pieniędzy, zarówno dla nadawców, jak i odbiorców.

 

Etapy przygotowania organizacji do wdrożenia e-Doręczeń

 

Zrozumienie przepisów i regulacji prawnych

Nikt nie lubi czytać ustaw, ale tym razem warto zrobić wyjątek Przepisy o e-Doręczeniach to nie kolejny biurokratyczny wymysł – to rzeczywista zmiana w sposobie komunikacji urzędowej. Warto poznać podstawy, żeby później nie nadrabiać w pośpiechu.

Na czym trzeba się skupić?
Przede wszystkim na zrozumieniu trzech kluczowych elementów:

- co to jest adres do e-doręczeń i jak działa,

- kto jest objęty obowiązkiem posiadania takiego adresu,

- jakie są terminy wdrożenia i najważniejsze wymogi.

Gdy poznamy te podstawy, reszta układa się w logiczną całość. Warto też śledzić oficjalne komunikaty i wyjaśnienia, które często przedstawiają przepisy w bardziej przystępnej formie.

 

Przegląd obowiązków organizacyjnych

To jak przeprowadzka do nowego mieszkania – trzeba najpierw zrobić porządny remanent. Co zostaje? Co wyrzucamy?

Zacznijmy od uporządkowania spraw w organizacji.
Warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:

- kto będzie odpowiedzialny za obsługę e-Doręczeń?

- jakie dokumenty najczęściej wysyłamy i odbieramy?

- ile osób powinno mieć dostęp do systemu?

- jak zorganizujemy obieg dokumentów w nowym systemie?

Na tej podstawie można stworzyć prosty plan działania i przydzielić odpowiedzialności. Dobrze jest też przygotować procedury na różne sytuacje – od rutynowych po wyjątkowe.

 

Przygotowanie infrastruktury technicznej

Bez odpowiedniego zaplecza technicznego trudno mówić o sprawnym działaniu e-Doręczeń. Co trzeba przygotować?

Podstawowe elementy to:

- niezawodny sprzęt komputerowy

- stabilne łącze internetowe

- system do zarządzania dokumentami

- odpowiednie zabezpieczenia informatyczne

Warto też pomyśleć o rozwiązaniach awaryjnych – dodatkowym sprzęcie czy alternatywnym łączu internetowym. To szczególnie ważne przy obsłudze oficjalnej korespondencji.

 

Edukacja i szkolenie pracowników

Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli nikt nie będzie umiał go obsługiwać.

Jak przeprowadzić skuteczne szkolenie?

Sprawdzony plan to:

- rozpoczęcie od podstw, na zasadzie: od ogółu do szczegółu,

- podział materiału na mniejsze, praktyczne części,

- zapewnienie czasu na ćwiczenia i pytania

- przygotowanie prostych instrukcji i materiałów szkoleniowych.

Oczywiście, jak to ApexNet, przygotowaliśmy coś idealnie pasującego pod powyższy plan – kurs wideo Master e-Doręczenia.

Krótkie, treściwe, skupione na jednym zagadnieniu lekcje, skupienie się na aspekcie praktycznym e-Doręczeń, dostęp do platformy edukacyjno-szkoleniowej EduStrefa, gdzie możesz rozwiać wszelkie wątpliwości powstałe w trakcie nauki. To i wiele więcej pod okiem doświadczonej trenerki – Małgorzaty Czartoryskiej, prawniczki specjalizującej się w zagadnieniach administracyjnych. I jak to wideo: szkolisz się gdzie i kiedy chcesz, nie zważając na narzucone terminy.

Więcej informacji tj. szczegółowy program oraz bio ekspertki, ale także cena, formularz zapisu znajdziesz tutaj.

Dobrym rozwiązaniem jest też wyznaczenie w zespole osób, które będą wsparciem technicznym pierwszego kontaktu dla pozostałych pracowników.

 

 Testowanie systemu e-Doręczeń

Lepiej dmuchać na zimne i przetestować wszystko zawczasu, niż później się tłumaczyć, dlaczego ważny dokument nie dotarł na czas.

Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy w mniejszej skali. To pozwoli wychwycić potencjalne problemy i spokojnie je rozwiązać.

Plan testów powinien obejmować:

- Próbne wysyłanie i odbieranie dokumentów

- Sprawdzenie różnych scenariuszy użycia

- Zebranie opinii od testujących pracowników

- Wprowadzenie niezbędnych poprawek

Szczególną uwagę warto zwrócić na sytuacje awaryjne – co zrobimy, gdy system będzie niedostępny? Jakie są procedury zastępcze?

 

Monitorowanie i bieżąca optymalizacja systemu

System to żywy organizm – wymaga stałej troski i uwagi. Trzeba go pielęgnować, usprawniać i dostosowywać do zmieniających się potrzeb.

Warto regularnie:

- sprawdzać sprawność działania systemu,

- zbierać opinie od użytkowników,

- wprowadzać potrzebne aktualizacje,

- szukać możliwości usprawnień.

Pomocne jest też prowadzenie prostej dokumentacji – zapisywanie pojawiających się problemów i sposobów ich rozwiązania. Z czasem taka baza wiedzy staje się cennym źródłem informacji dla całego zespołu.

 

Terminy wdrożenia e-Doręczeń

Rok 2025, a dokładniej - jego początek, to nie tak odległa przyszłość, jak mogłoby się wydawać. To trochę jak z świątecznymi zakupami – zawsze wydaje się, że mamy mnóstwo czasu, a potem nagle okazuje się, że zostało nam kilka dni. Lepiej więc zacząć przygotowania już teraz. Zatem, dla przypomnienia - najważniejsza data: 1 stycznia 2025 roku.

 

Podsumowanie – dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia?

E-Doręczenia to nie kolejny obowiązek narzucony przez ustawodawcę – to dobry punkt wyjścia od uwolnienia się od stosu papierów, kolejek na poczcie i nerwowego wyczekiwania na listonosza.

Przyszłość jest cyfrowa – czy tego chcemy, czy nie. E-Doręczenia to kolejny krok w tej podróży. Można narzekać na zmiany, ale patrząc na nie przychylniejszym okiem, znacząco rośnie szansa na usprawnienie organizacyjnych procesów. Wybór należy do nas.

Pamiętajmy – technologia ma nam służyć, a nie odwrotnie. E-Doręczenia mogą znacząco ułatwić nam życie, pod warunkiem że podejdziemy do nich z otwartą głową i odrobiną cierpliwości. W końcu Rzym też nie został zbudowany w jeden dzień, a jednak warto było poczekać na efekt końcowy.

Chcesz wiedzieć więcej na tematy związane z prawem administracyjnym, zamówieniami publicznymi i nie tylko? Koniecznie wpadnij na naszego Facebooka i bądź na bieżąco!

 

 

WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH