W ustawie Prawo zamówień publicznych w art. 7 pkt. 32 ustawodawca definiuje zamówienie publiczne w następujący sposób :
Proszę przyjrzeć się dokładnie tej definicji, czy mówiąc kolokwialnie, na pierwszy rzut oka wyjaśnia czym są zamówienia publiczne? Czy zapoznając się z tą definicją możemy stwierdzić w jaki sposób udzielać zamówień publicznych?
Wydaje mi się, że nie jest to takie oczywiste.
Definicja wskazuje, że aby doszło do udzielenia zamówienia publicznego musi zostać zawarta umowa której przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane a stroną umowy będzie wykonawca i zamawiający.
Z jednej strony dużo informacji jednak zbyt ogólnych.
Proszę zwrócić uwagę, że ustawodawca nie wskazuje w jakiej formie ma zostać zawarta umowa. Ustawodawca nie określa np.: że ma być to forma pisemna, czyli forma do której jesteśmy przyzwyczajeni, gdzie strony dokonują własnoręcznego podpisu na umowie.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym możemy również zawierać np.: umowy ustne.
Skoro ustawodawca nie przewidział szczególnej formy zawarcia umowy, z zamówieniem publicznym będziemy mieć również do czynienia w sytuacji zawarcia umowy ustnej.
Definicja nie wskazuje również od jakiej kwoty zaczyna się zamówienie publiczne, tak więc należy uznać, że zamówienie publiczne zaczyna się od przysłowiowego grosza.
Możemy stwierdzić, że zamówienia publiczne to inaczej wydatki, które ponosimy w ramach jednostki jeśli są dostawą, usługą czy robotą budowlaną.
Każda jednostka aby funkcjonować musi dokonywać zakupów materiałów biurowych, środków czystości, tonerów do drukarek, sprzęt komputerowy itp...
Czy wspomniane przeze mnie wydatki są zamówieniami publicznymi ? Oczywiście, że tak.
A jeśli pracownik jednostki uda się do sklepu aby zakupić ciastka oraz kawę na posiedzenie rady gminy, czy wówczas również taki wydatek jest zamówieniem publicznym? Oczywiście, że tak.
Proszę zauważyć, że bez względu na to, czy dokonamy zakupu poprzez zawarcie umowy na papierze czy dokonamy zakupu poprzez zawarcie umowy ustnej, to w jednym i drugim przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.
W jaki sposób należy udzielać takich zamówień
Art 2 ust. 1 pkt 1 ustawy pzp wskazuje, że przepisy ustawy stosuje się do
udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych.
Z powyższego artykułu wynika, że jeżeli szacunkowa wartość zamówienia nie osiągnie progu 130 000 złotych netto to wówczas nie stosujemy przepisów ustawy Pzp.
Wobec tego jak udzielać zamówień do kwoty 130 000 złotych netto.
Żaden przepis prawa nie wymaga, aby zamawiający posiadał szczegółowy regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej do 130.000 złotych.
Rekomenduję jednak aby w każdej jednostce był taki regulamin, gdyż pozwala on ujednolicić zasady, jakimi będzie kierował się zamawiający wydatkując środki publiczne.
Regulamin powinien zawierać progi kwotowe wraz z zasadami jakimi będzie się kierował zamawiający, wydatkując pieniądze w poszczególnych progach.
Oczywiście ustalając progi i zasady w nich obowiązujące pamiętajmy, że intencją ustawodawcy było, to aby zamówienia do 130 000 złotych netto były przeprowadzone w sposób odformalizowany tzn: nie chodzi o to, że ma być dowolność w ich wydatkowaniu ale aby zamawiający mógł ich udzielać efektywnie. Zdarza się, że niektórzy zamawiający tworzą regulaminy w których zapisy proceduralne są niemal identyczne jak w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Regulamin powinien służyć danej jednostce tzn: osobom, które na co dzień wydatkują środki publiczne. Pamiętajmy, że regulamin można uaktualniać , zmieniać w zależności od potrzeb.
Praktyka pokazuje, że podczas kontroli wydatkowania zamówień publicznych do 130 000 złotych netto, zamawiający nie dostają zarzutu co do zapisów regulaminu ale do ich nieprzestrzegania podczas wydatkowania środków publicznych.
Pamiętajmy, ze udzielając zamówień do 130 000 złotych netto zamawiający winien kierować się następującymi zasadami:
- zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości,
- racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
- Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.