Podpis kwalifikowany - elektroniczny. Prowadzenie akt osobowych ewoluowało. Od 01.01.2019 roku umożliwiono pracodawcom prowadzenie ich w formie elektronicznej
Kiedy i jak opatrzyć je podpisem kwalifikowanym?
Każdy właściciel firmy może ustalić datę elektronizacji akt osobowych. W takim przypadku należy całość akt osobowych - każdego pracownika przenieść do ich elektronicznej teczki oraz objąć tym także nowo przyjętych pracowników. Kodeks pracy (art. 948 § 2 K.p.) wskazuje : " Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą". Elektronizacja dokumentu polega na zmianie z dokumentu z wersji papierowej na elektroniczną, które następuje przez skan - czyli cyfrowe odwzorowanie go i opatrzenie kwalifikowanym podpisem, bądź też pieczęcią kwalifikowaną. Obie służą do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z papierowym.
Dokumenty można opatrzyć pieczęcią lub podpisem kwalifikowany:
- zaraz po zeskanowaniu
- bądź też w trakcie generowania i eksportu do systemu kadrowo płacowego.
Podpis kwalifikowany - elektroniczny. Co należy wziąć pod uwagę?
Czy elektroniczne odwzorowanie dokumentu ma odpowiednią jakość, czy jest czytelne i zostały zeskanowane wszystkie strony. Taka weryfikacja przed podpisaniem dokumentów - opieczętowaniem ich pozwoli na uniknięcie błędów. Jest to równoznaczne z poświadczeniem przez pracownika kadr - za zgodność z oryginałem.
Należy w tym miejscu wspomnieć o takiej instytucji jak Państwowa Inspekcja Pracy, która może zażądać wglądu do tak zwanych e-teczek pracowników, a także ich kopi. Ponieważ w czasie trwającej kontroli mogą one posłużyć, jako załączniki do protokołu z przebiegu kontroli w firmie. Dlatego właściciel powinien spełnić wymagania techniczne z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). Przepis mówi o tym, że kopia powinna być wydrukiem z systemu bądź załącznikiem elektronicznym z plikiem XML i ów plik jest bardzo istotny, ale o tym za chwilkę.
Prawo do wglądu w e-teczkę
Prawo do wglądu własnej e-teczki ma również każdy pracownik. Dlatego pracodawca powinien udostępnić takie dane do wglądu indywidualnej e-teczki na osobnym komputerze lub aplikacji pracowniczej decydując się na wdrożenie elektronizacji w swoim przedsiębiorstwie.
Rada dla właścicieli firm, którzy chcą wdrożyć w swoich przedsiębiorstwach e-teczki: bardzo dobrze przemyślcie i przeanalizujcie wspólnie z kadrową jakie wybrać oprogramowanie, by umożliwiało generowanie pliku XML, ale także, które posłuży lata i będzie miało odpowiednie wsparcie techniczne pod względem zmieniających się pism kadrowych i przepisów w prawie pracy.
Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu kadr i płac zapraszamy na nasze szkolenia kadry i płace. Sprawdź także nasze szkolenia z zamówień publicznych.
WYBIERZ SZKOLENIE Z KADR I PŁAC