Wyzwania związane z organizacją pracy zdalnej
Trzeba przyznać, że praca zdalna i jej organizacja jeszcze nie jest tak popularna w naszym kraju. Choć Covid-19 może przyczynić się do jej popularyzacji i jak się okazuje nie tylko, o pracę może tu chodzić. W tym momencie na myśl przychodzi bajka the Jetsons z roku 1962. Wiele osób może zapytać - co bajka ma wspólnego z obecną sytuacją?
Rysunek wiele wyjaśnia.
Porozmawiajmy jednak o home office.
Większość pracodawców nadal ufa sposobowi myślenia, że miarą efektywności pracowników, jest przysłowiowe siedzenie za biurkiem.
Czy taki sposób myślenia jest dobry?
Otóż pracownik, któremu udostępniono dobrej jakości szkolenie i oprogramowanie oraz co bardzo ważne - potrafi on wykorzystać zdobyte informacje będzie wydajny zarówno w biurze, ale i jego efektywność nie ulegnie zmianie w zaciszu domowym.
Jednak zachodzi pytanie: co w sytuacji, gdy na przeszkodzie staną, takie czynniki jak brak szkoleń i złej jakości oprogramowanie?
Wówczas sytuacja każdego właściciela firmy w związku z przepisami: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz UODO może stanowić wyzwanie.
Praca zdalna a dane osobowe i dokuemnty papierowe
Co z pracą zdalną i dokumentacją zawierającą dane osobowe?
Czy pracownik może ją zabrać do prywatnego domu?
Niezależnie czy to praca w biurze czy home office pracownik jest zobowiązany do stosowania metody czystego biurka. Polega ona na zabezpieczeniu dokumentów przed osobami trzecimi.
Na tym etapie wymagania stawia się zarówno pracodawcy jak i pracownikowi.
RODO a praca zdalna - co w tej kwestii należy wiedzieć? Do obowiązków pracodawcy, który najczęściej jest administratorem danych osobowych chronionych przez RODO należy po:
- Pierwsze udostępnienie dokumentów zawierających dane osobowe tylko uprawnionym do tego pracownikom w celu wykorzystania ich do niezbędnych czynności z nimi związanymi oraz na możliwie najkrótszy czas.
- Drugie wydanie dokumentów powinno być zaewidencjonowane oraz w odpowiedni sposób zabezpieczone do wyniesienia z siedziby administratora - niewidoczny dla osób trzecich np. w aktówce.
- Trzecie administrator musi zobowiązać pracownika zabierającego dokumenty, aby w odpowiedni sposób zabezpieczył je w czasie pracy zdalnej: zamykał na klucz, zgłaszał każdy incydent związany z zaginięciem dokumentów oraz określił procedurę niszczenia niepotrzebnej dokumentacji.
Jednak zachowanie bezpieczeństwa nie dotyczy jedynie dokumentacji papierowej.
Pracownik ma obowiązek także do zachowania bezpieczeństwa w związku z danymi, które są widoczne na laptopie służbowym, czy też dyskach zewnętrznych i pendrive.
Trzeba przyznać, że praca zdalna często może być bardzo korzystna dla pracodawców i pracowników pod względem ekonomicznym. Dotyczy to wynajęcia biura i związanym z nim opłat, dojazdów do pracy i czasu z tym związanym.
Naszym czytelnikom pozostawiam ocenę, czy praca zdalna w świetle przepisów, może wpisać się w nasze życiowe realia?
Jeśli chcesz być na bieżąco ze zmianami w Kadrach i Płacach to zapraszamy do sprawdzenia szkolenia dla kadr w naszej ofercie!
