Od 18 października 2018 roku obowiązuje komunikacja elektroniczna zamówień publicznych, która do 2021 roku ma dotyczyć już wszystkich przedsiębiorców. Zarówno wykonawcy, jak i zamawiający nie raz muszą przedzierać się przez zawiłe ścieżki nowych, wciąż kształtujących się przepisów związanych z elektronizacją zamówień publicznych, borykając się z trudnościami w postaci braków informacyjnych. Przychodzące z pomocą platformy zakupowe często pozostawiają wiele do życzenia pod kątem ich funkcjonalności, co ma swój efekt w składaniu ofert – a raczej ich błędną identyfikacją. Jak wobec tego powinni zachować się zamawiający i wykonawcy? Na co muszą zwrócić szczególną uwagę wybierając odpowiednią platformę?
Obowiązkowa komunikacja elektroniczna
Urzędy miasta czy małe gminy często przeprowadzają przetargi na usługi, które są świadczone przez cały rok lub sezon. Podejmują wtedy współpracę z firmami, dla których często przetarg gminny jest jedynym zamówieniem publicznym, w jakim startują w ciągu roku. Takie jednostki potrzebują więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymagań. Podczas składania oferty problematyczne może stać się dla nich obsługiwanie podpisu elektronicznego, trudnością będą zawirowania wokół ważności podpisu złożonego przy użyciu algorytmu sha1 czy skanu oferty. Są to więc pewnego rodzaju wyzwania, zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców.
Pierwsza pomoc - platforma zakupowa
Jednostki administracji publicznej to często duże instytucje, które od lat pracują na wielu różnych systemach wspierających ich codzienną działalność. Nie dziwi więc to, że obowiązkowa komunikacja elektroniczna to wyzwanie wynikające z konieczności integracji ich pracy z nowym narzędziem. Jednostki te często sięgają po narzędzia umożliwiające im przeprowadzenie w pełni elektronicznego procesu udzielenia zamówienia, zapewniającego etap przygotowania postępowania, publikację, komunikację na każdym etapie, złożenie ofert, a nawet podpisanie umowy za pośrednictwem wybranej platformy.
Niestety, niektóre oferowane platformy nie zawsze są intuicyjne, niektóre wymagają wprowadzania dużej liczby informacji celem wszczęcia postępowania, dostawcy oprogramowania nie zawsze są elastyczni i gotowi na wprowadzanie ułatwień dla zamawiających. Funkcjonalność platform jest również problemem dla wykonawców, którym trudno jest złożyć ofertę, co ma swoje odzwierciedlenie chociażby w odwołaniach składanych do Krajowej Izby Odwoławczej.
Dostawcy platform powinni więc dążyć do ich maksymalnego upraszczania i intuicyjności rozwiązań, a także zadbać o przejrzyste instrukcje, dobrze działające help deski i sprawny system szkoleniowy.
Wybierając platformę warto przeanalizować wszystkie dostępne na rynku rozwiązania i wybrać dostawcę najbardziej odpowiedniego dla naszej instytucji. Skomplikowane i żmudne procedury, jakie nakłada komunikacja elektroniczna nie sprawdzą się np. u zamawiającego posiadającego ograniczony zespół do obsługi zamówień. Należy również rozważyć, czy dopóki nie zostanie uruchomiona platforma rządowa, to czy warto wybierać rozwiązania opierające się na ustrukturyzowanym składaniu ofert, czy lepiej jednak wybrać łatwiejsze – jak np. oferta w postaci załącznika, podpisanego podpisem elektronicznym.
Nowatorskie rozwiązania
Nowe przepisy sprawią, że komunikacja elektroniczna będzie bardziej przyswajalna, a także przyspieszą procesy związane z obiegiem faktur i płatnościami. Dostawcy platform przez wiele miesięcy przygotowywali się do tych zmian i są w pełni gotowi na to, aby wesprzeć zamawiających w procesie e-fakturowania.
Chcesz wiedzieć więcej na ten temat? Zapraszamy na SZKOLENIE ApexNet dedykowane wykonawcom, na którym omawiamy kwestię korzystania z platform w formie warsztatów!
Sesja otwarcia ofert, z uwagi na niemożliwość jej powtórzenia, jest szczególnie newralgicznym etapem każdego postępowania. Udostępnione rządowe rozwiązanie, jakim jest miniPortal, niestety wykazuje szereg nieprawidłowości podczas publicznego odszyfrowania i otwarcia ofert. Problemy wynikają często z przyczyn występujących po stronie wykonawców, chociaż nie tylko.
Rozwiązania komercyjne pozbawione są tego typu błędów i sesje otwarcia ofert są bezproblemowe i szybkie. Nie ma konieczności przeprowadzania kilku procedur, wszystko działa po naciśnięciu przysłowiowego jednego przycisku. Jest to zdecydowana przewaga portali komercyjnych nad ogólnodostępnym rządowym rozwiązaniem.
Konieczność wyboru odpowiedniej platformy
Obowiązkowa komunikacja elektroniczna Nowe przepisy dotyczące elektronizacji zamówień publicznych mają zdecydowanie przyspieszyć procesy związane z obiegiem faktur i płatnościami. Dostawcy platform przez wiele miesięcy przygotowywali się do tych zmian i są gotowi na to, aby wesprzeć zamawiających w procesie e-fakturowania. Wybierając daną platformę warto przeanalizować wszystkie dostępne na rynku rozwiązania i wybrać dostawcę najbardziej odpowiedniego dla naszej instytucji. Należałoby mieć również na uwadze profil wykonawcy najczęściej ubiegającego się w danej instytucji o zamówienia i wybrać platformę, gdzie proces złożenia oferty jest łatwy i intuicyjny. Platformy komercyjne nie są na razie kontrolowane przez urzędników, nie ma też żadnej ścieżki certyfikacji, którą powinny przejść, aby zostały dopuszczone do obsługi e-przetargów. Warto więc przy wyborze platformy rozeznać się, czy spełnia ona wszystkie wymagania ustawowe.
Zapraszamy do zapoznania się z nowym kalendarzem szkoleń na lipiec i sierpień!
