W Dzienniku Ustaw RP została ogłoszona ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191). Elektroniczne fakturowanie wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r.
Czym jest elektroniczne fakturowanie?
Wykonawcy oraz zamawiający wystawiają oraz księgują na co dzień faktury za pomocą komputerowych systemów finansowo-księgowych. Jeżeli natomiast dana faktura ma postać papierową, to oprócz ręcznego wprowadzania danych do systemu dochodzą do tego koszty związane z jej wydrukiem i przesłaniem za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Elektroniczne fakturowanie umożliwi automatyczną komunikację między podmiotami, co zmniejszy koszty związane z wystawianiem, drukowaniem, przesyłaniem i księgowaniem faktur w postaci papierowej.
Jak informuje Urząd Zamówień Publicznych, ustawa nakłada na zamawiających obowiązek odbierania od wykonawcy faktur elektronicznych zamówień publicznych za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania. Ponadto wprowadza możliwość wysyłania i odbierania tą drogą innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych lub umów koncesji na roboty budowlane lub usługi, jeżeli obie strony wyrażą zgodę na taki sposób przekazania dokumentów (art. 4 ustawy).
Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych za pomocą specjalnej e-platformy
Z danych Ministerstwa Przedsiębiorczości wynika, że poziom wykorzystania systemów informatycznych wśród zamawiających jest bardzo niski i wynosi tylko 26 proc. Obowiązek e-fakturowania ma jednak przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego. Resort zapewnia, że dla przedsiębiorców i jednostek publicznych zostanie uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur, z której będzie można korzystać przez stronę internetową.
Strukturyzacja dokumentów
"Platforma będzie służyć nie tylko do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, ale też innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Nowe narzędzie pozwoli też na przetwarzanie i udostępnianie informacji związanych z realizacją zamówień" – informuje wiceminister przedsiębiorczości i technologii Tadeusz Kościński. Inne ustrukturyzowane dokumenty to zamówienie dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa. Wykonawcy będą mogli wystawiać i wysyłać ustrukturyzowane faktury elektronicznie, a zamawiający będą mieli obowiązek odbioru od wykonawcy tych faktur. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.
Oznacza to skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce może pozwolić także na przyspieszenie terminów płatności. Korzystanie z platformy będzie całkowicie darmowe.
Ustawa nie dla wszystkich
Powyższa ustawa nie będzie miała zastosowania do:
- zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych;
- umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji (art. 3 ustawy).
Jak mówi UZP - przepisów ustawy nie będzie stosowało się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy, oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań. Ustawa nie odnosi się do kwestii pełnej elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W świetle zakresu stosowania przedmiotowej ustawy, korzystanie przez zamawiającego z platformy elektronicznego fakturowania będzie dotyczyło wyłącznie etapu związanego z realizacją zamówienia publicznego.
Zmiany dotyczące elektronizacji faktur w zamówieniach publicznych wynikają z przepisów UE i wpisują się w realizację rządowego programu od papierowej do cyfrowej Polski. Ustawa wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 9 ust. 3 i art. 13, które wchodzą z dniem 1 stycznia 2019 r.
Więcej szczegółów zyskasz, biorąc udział w szkoleniach ApexNet. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę w tym temacie, zapisz się na szkolenie zamówienia publiczne dla początkujących!